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【中小企業対象】グループウェアの選び方

グループウェアは、多くの中小企業で活用されています。中小企業と大企業では、必要な機能やデータ容量、コストなどが異なります。今回は、中小企業が自社に合ったグループウェアを選ぶ方法をアドバイスします。

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パッケージ購入か、ASP/SaaS型か

グループウェアの選び方イメージ1 グループウェアを始めとする業務支援ソフトウェアは、インターネット経由で提供される「ASP/SaaS型」と、ソフトウェアを購入する「パッケージ型」に分かれます。
この内、近年主流になっているのが「ASP/SaaS型」。ネット経由で利用できる「ASP/SaaS型」には、次のようなメリットがあります。

・高価なソフトウェアを購入する必要がないのでリーズナブル。初期費用0円の場合も。
・申し込みから利用開始までがスピーディー。
・導入後の利用人数や容量の変更に対応しやすい。事業規模が拡大しても安心。

「低コストで導入したい」「柔軟に利用したい」という中小企業には、「ASP/SaaS型」のグループウェアがおすすめです。

ASPとSaaSはどう違う?

グループウェアの選び方イメージ2・ASP(Application Service Provider=アプリケーションサービス提供者)
リーズナブルで導入しやすいのが特徴です。業界・職種を問わず多くの企業に役立つ機能を搭載しており、誰でも使いやすいインターフェースとなっています。

・SaaS(Software as a Service=サービスとしてのソフトウェア)
希望に応じて機能やインターフェースをカスタマイズできるのが特徴です。また、ほかのアプリケーションやウェブサービスのシステムと連携できる場合もあります。

ASPとSaaSの違いをファッションにたとえると、ASPがファストファッションで、SaaSがオートクチュール。
たとえ時間や費用がかかっても自社に特化したグループウェアを求めるのであれば、SaaS型が良いでしょう。
ですが、ファストファッションのように、誰でも使いやすくて手軽なグループウェアを求めるなら、ASP型の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

中小企業におすすめの料金体系とは

グループウェアの選び方イメージ3 グループウェアの料金体系は、主に次の4つで構成されます。
①初期費用
②基本料金(月額)
③ユーザー1人当たりのライセンス料(月額)
④データ容量に応じた組織単位の利用料

初期費用や基本料金が無料のグループウェアもあります。その場合、利用量が少ない企業なら、月々の支払いは「ライセンス料×人数」で済みます。
一方、利用量が多い企業なら、月額基本料金を払う使い放題のグループウェアがお得です。

中小企業がグループウェアを選ぶときは、「何人で利用するのか」「必要なデータ容量はどの程度か」を考え、無駄のない料金体系のグループウェアを選びましょう。

中小企業のグループウェアに必要な機能とは

グループウェアの選び方イメージ4 チームや組織が解決したい問題に注目すると、グループウェアにどのような機能を求めているかが見えてきます。そこで、チームや組織が抱える問題を洗い出してみましょう。

「スケジュールがうまく管理できていない」
→ スケジュール管理機能を重視

「資料や制作物の共有がスムーズにできない」
→ ファイル共有機能を重視

「チーム内のコミュニケーションが不足している」
→ 掲示板や回覧・伝言機能を重視

「外出中や出張中が多くて業務が滞る」
→ クラウドサービス、モバイル性を重視

グループウェア選びで大切なのは、自社の目的に合ったものを選ぶこと。
自社が抱える課題を解決し、業務効率アップにつながるグループウェアを見つけましょう。まずは、多くの中小企業が導入しているビジネスgooをチェックしてみてはいかがでしょうか。

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