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今や多くの企業が導入している!グループウェア活用法

チームや組織の仕事をサポートするグループウェアは、今や業界を問わず、多くの企業で導入されています。ワークスタイルや業務内容によってさまざまな使い方ができ、ビジネスを効率化・快適化できるのがグループウェアのいいところ。
今回は、グループウェア「ビジネスgoo」を導入した企業の活用法をご紹介します。

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グループウェア活用法イメージ1 ◇「スケジューラ」機能で外出先でもスムーズに日程調整
社内ネットワークでスケジュール管理をしていた頃は、外出中や出張中にスケジュールを確認したい場合、会社に電話しなければなりませんでした。ですが、ビジネスgooなら、スマートフォンやタブレットで最新スケジュールをいつでもチェックできます。取引先で次回の打ち合わせ日時を決めるときも、クライアントをお待たせしないので安心です。

◇パートスタッフの業務状況も一目でわかる
パートスタッフの業務内容、日時、作業期間を「スケジューラ」で管理し、社内で共有します。さらに、業務の緊急度によって色分けしておけば、新しい業務を誰に依頼しやすいかが一目でわかって便利です。

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グループウェア活用法イメージ2 ◇現場や取引先業者との日程管理もビジネスgooで
現場や取引先業者との予定もビジネスgooで管理しています。現場や取引先、移動中にも日程管理ができて、業務時間を短縮できました。ちなみに、todoリストとスケジュールを1つの画面に表示すると、タスクとスケジュールをすっきり一括管理できて便利です。

◇専用アプリがあるからスマートフォンでも快適操作
スマートフォンにアプリをインストールすると、移動中や現場でもビジネスgooをサクサク使えます。現場の写真を撮影してアプリのファイル共有フォルダに保存、といった使い方も可能。
アプリはBYOD(Bring Your Own Device)対応なので、データの暗号化保存と万一の際にはアプリ内を遠隔消去できる機能を備えているため、個人のスマートフォンでも安全に利用できます。

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グループウェア活用法イメージ3 ◇「ファイル共有機能」で業務を見える化し、各チームの進捗を把握
複数企業との共同プロジェクトがあり、進捗状況を共有しづらい状況だったので、グループウェアを導入しました。ビジネスgooは月額制なので、短期の利用でもリーズナブルです。
「ファイル共有機能」で業務を見える化した結果、各チームの進捗を把握でき、必要に応じてサポートもできるようになりました。

◇業務効率はもちろん、定例会の生産性もアップ
ビジネスgooのファイル共有は、各チームのアクセス権限をフォルダごとに設定できるので、データの混乱が防げます。ビジネスgoo導入前は、定例会で紙媒体の資料を共有していましたが、データ共有が可能になったため検索しやすくなり、業務効率もアップ。また、他チームの進捗を事前に確認しておけるので、定例会での進捗確認時間が短縮でき、定例会がより有意義なものとなりました。

このように、多くの企業がグループウェアを導入し、課題解決や業務効率化を実現しています。スマートで働きやすい環境を整えたい方は、グループウェアの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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