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できるビジネスマンのデータ管理術。デスクトップの美しさが全てを物語る

パソコンを扱うビジネスマンにとって、デスクトップは文字通り机も同然。デスクトップがごちゃごちゃしていると、「あのファイルはどこに保存したっけ?」「アイコンが似通っててややこしい」と、あたふたしてしまいがちです。挙句の果てには、大事なビジネスデータを消してしまった!なんて事態も起こりかねません。
デスクトップを整理することは、データ管理の基本。できるビジネスマンにふさわしい、美しく使いやすいデスクトップの作り方をご紹介します。

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ビジネスマンのデスクトップ整理5ヶ条

データ管理術イメージ1 ①アイコンを断捨離する
デスクトップに、過去の案件のフォルダをいくつも置きっぱなしにしていませんか?それはすなわち、机の上に古い資料の束をいくつも出しっぱなしにしているようなもの。それでは作業が捗りません。美しく使いやすいデスクトップとは、アイコンが極力少ないデスクトップのこと。「不要なフォルダは処分する」「今使わないフォルダは保存フォルダにまとめる」これが基本です。

②「とりあえずフォルダ」を1つ作る
不要なものは処分するといっても、なかなか割り切れないこともあるでしょう。「この案件フォルダはいる?いらない?どこにまとめる?」と悩んでいては、それこそ時間のムダ。そこで、まずはデスクトップに「とりあえずフォルダ」を作りましょう。今使っていないものは、「とりあえずフォルダ」へ。データ管理方法に迷ったら、「とりあえずフォルダ」へ。そうすることで、デスクトップを美しく保つことができます。

③使うフォルダはショートカットにする
どうしてもデスクトップ上に置いておきたいフォルダは、ショートカットにして置きましょう。ショートカットなら、邪魔だと思ったらすぐ消去できますし、実際のフォルダを置くよりパソコンへの負担も格段に軽くなります。

④ファイルは出したら片付ける
デスクトップは作業机と同じ。作成したファイルをデスクトップに仮置きした場合は、一日の終わりにきちんと片付けましょう。また、古いフォルダからファイルを引っ張りだしてきた場合も、デスクトップに放置せず、元の場所に戻しましょう。

⑤ファイル名の付け方をルール化する
ファイル名の付け方にルールを作ると、データ管理がぐっと楽になります。たとえば、ファイル名を「担当者名_案件名_0000(日付)」と付けておくと、担当者名、案件名、作業日のどれか1つでもわかれば、ファイル検索で見つけることができます。

デスクトップの背景でデータを仕分け

データ管理術イメージ2アイコンを断舎離してデスクトップがすっきりしたら、残ったアイコンを使いやすく配置しましょう。このとき、セクション分けされたデスクトップ壁紙が便利です。
たとえば、セクション別に色分けされた壁紙を選び、色ごとに案件を決めておけば、ファイルやフォルダが迷子になりません。あるいは、案件の優先度で仕分けするのもおすすめです。

共有フォルダでデータ管理すればデスクトップがすっきり

データ管理術イメージ3社内のデータ管理を共有フォルダで行えば、個々のパソコンにデータを保存する必要はなくなるので、デスクトップがすっきりします。フォルダを共有するには、社内ネットワークを活用するほか、ビジネスgooなどのグループウェアを導入するのもおすすめです。

美しいデスクトップは、データ管理が上手な証拠。ビジネスの能率アップにもつながるので、まずはデスクトップの整理を始めましょう。

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