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一日の仕事をスムーズに始めるスケジュール管理のコツ

チームで仕事をしていると、「自分の好きなようにスケジュールを組む」というわけにはいきません。
一日の仕事をスムーズに始めるためには、チーム全体のスケジュールとのバランスを取る必要があります。
そこで今回は、チーム全員が仕事をスムーズに始めるためのスケジュール管理のコツに迫ります。

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チームみんなが同じスケジュール管理表を見る

スケジュール管理イメージ1チームのスケジュール管理における最大のコツは、「チームのスケジュールを一つの表にまとめる」ということです。そして、そのスケジュール管理表は全員が常に見られるようにしなければなりません。アナログであれば目につくところに張り出す、デジタルであればクラウドサービスや共有フォルダで共有する、といった方法があります。

チームのスケジュールを一つの表にまとめておくと、朝礼でその日の業務に関する周知や確認がしやすく、各自がスムーズに仕事を始めることができます。また、スケジュールを共有することによって、次のようなメリットもあります。

・各自がいつでもスケジュールをチェックできるので、安心して業務を進められる
・メンバー同士でスケジュールを確認し合えるので、「忘れてた!」というミスが防げる
・誰が何を担当するかわかるので、「業務内容がかぶっていた!」などのダブルブッキングが防げる
・予定変更、進捗の遅れ、メンバーの欠勤があったとき、スケジュールを組み直しやすい

スケジュール管理表の作り方

スケジュール管理イメージ2スケジュール管理表を作成するコツは、週単位や一ヶ月単位で予定が把握できるようにすることです。
チームの動きの流れが捉えられるので、スケジュールが立てやすくなります。
なお、複数の案件が同時並行する場合は、予めスケジュール記入欄をタテに分割しておくと良いでしょう。
スケジュール管理表ができたら、案件の納期や社内行事の予定など、確定していることから記入していきます。そこに、個人のスケジュールを割り振っていきましょう。
なお、チームのスケジュールを管理するリーダーは、事前に各メンバーのスケジュールをヒアリングしておくことが大切です。

ツール選びのコツ

スケジュール管理イメージ3チームでスケジュール管理表を管理するときは、グループウェアなどのデジタルツールを活用するのがコツです。その際、次のような機能があるツールを選ぶことをおすすめします。

◇メンバー全員がツールにアクセスして、自分のスケジュールを登録できる
 →リーダーがスケジュールをヒアリングする手間が省けます。
◇一日単位、週単位、月単位で表示を切り替えられる
 →一度スケジュールを登録すれば、シーンに合わせて何パターンもの使い方ができます。
◇個人のスケジュールとグループのスケジュールで、表示を切り替えられる
 →各メンバーが自分の予定だけを知りたいとき、すっきり見やすく表示できます。
◇スケジュール通知機能がある
 →大切な予定を忘れないように、時間になると通知することができます。

グループウェアのビジネスgooは、これらの機能を全て満たしています。一日の仕事をスムーズに始め、チームの生産性を高めるために、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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