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やらなければならないタスクを忘れず管理する方法

企画書の提出、プロジェクトの会議、顧客訪問、書類の修正など。
1日にやるべきことがいくつもあると、タスク管理だけでも一苦労です。
今回は、いくつものタスクを忘れずこなすための、今日からできるタスク管理術をご紹介します。

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やるべきタスクを「見える化」する

忘れず管理イメージ1今回ご紹介するのは、やるべきタスクを紙に書いて「見える化」するという、とてもアナログな方法です。
週単位や月単位のスケジュール管理を手帳やカレンダーなどのアナログで行っているか、カレンダーアプリやスケジュール管理ツールなどのデジタルで行っているかにかかわらず、1日単位のタスク管理は、アナログがおすすめ。
なぜなら、紙とペンさえあれば誰にでもすぐ実践できて、「タスク管理自体が面倒で挫折した」という失敗が少ないからです。
さっそく適当なメモや付箋を用意して、今日やるべきタスクを箇条書きしていきましょう。

タスクリストを貼る

忘れず管理イメージ2紙にタスクを書き出したら、デスク周りのいつでも目に入るところに貼っておきましょう。
カレンダーにクリップで留める、パソコンのディスプレイ上に貼る、などの方法があります。
タスク管理が苦手な人は、「タスクを確認する」という行為そのものを忘れがちですが、目につくところに貼っておけば、嫌でも目に入ります。
その結果、タスクをチェックする習慣がつき、タスクに対する意識も高まるのです。
また、仕事に関するメモをデスク周りに貼っておくと、同僚や上司に「おっ、頑張ってるな」と思われやすいというおまけも。

スケジュールの更新

忘れず管理イメージ3リストアップしたタスクは、上から線を引いて消していきましょう。
リストのタスクを全て消したら、その日やることを全てこなした、ということ。
線を引くだけで進捗状況を確認でき、線を引くたびに達成感を感じられるというメリットがあります。
ただし、差し込みの仕事が入ったりして、1日の途中でタスクが増えることがあります。
そのときは、すぐにリストに書き足しましょう。
その場で優先度を判断して、場合によっては着手の順番を変えることも必要です。

終業時には、リストを見直します。
翌日に持ち越すことになったタスクは、その場で翌日用のメモに書き移しておきましょう。
また、なぜその日に全てこなすことができなかったのか、原因を考えることも大切です。

忘れたらまずい予定はアラームで管理

忘れず管理イメージ4「◯時に顧客に電話する」のように時間が決まっている必須タスクの管理は、デジタルの力を活用するとより確実です。
スマホのアラームやカレンダーツールのアラート機能で、タスク内容と共に設定しておけば、時間になるとアラームが鳴って教えてくれます。
特に便利なのは、グループウェアのスケジュール管理機能です。
たとえば、ビジネスgooのスケジューラーにスケジュールを登録すると、リマインダメールを送信することができます。
スケジュール管理とタスクの通知を一括で設定できるので、効率的です。
また、ビジネスgooはスマホアプリとも連動するので、外出中でも通知を受け取ることができます。

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