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事前準備はできているか?できるビジネスマンのスタートダッシュ対策

仕事を効率良くこなすには、1日8時間の勤務時間で、いかに早くトップスピードにのれるかが勝負。
そして、ただ猪突猛進に突き進むのではなく、ゴールに向かう最短距離をサクサク走らなければなりません。
そのために重要なのが、事前準備。
今回は、スタートダッシュで差がつく、できるビジネスマンの事前準備に迫ります。

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事前準備=段取り

スタートダッシュイメージ1道順がわからないままやみくもに走っても、ゴールには辿りつけませんね。
ビジネスの効率をアップするには、事前準備の段階で、業務の段取りを付けておくことが大切です。
具体的な手順をきちんと決めておけば、迷わずサクサク仕事を進めることができます。
ビジネスにおける段取りのポイントは、次の通りです。

◇ゴールを明確にする
仕事のゴールを決めるときは、「なぜやるのか」「最も重視すべきことは何か」「完成度はどのくらいか」を意識しましょう。
たとえばプレゼン資料を作るとき、最も重視すべきは「正しく示すこと」であり、「美しいものを作ること」ではないはず。
完成度が8割で良いことがわかれば、加工や細部にかける時間を短縮することができます。

◇既存のノウハウを使う
自分にとっては初めての業務でも、社内の誰かはすでに経験している場合がほとんど。
同僚や先輩が業務フローを知っている場合は、どんどん質問して段取りに活かしましょう。
また、資料やデータがもらえれば、事前準備を大幅に削減できる場合もあります。
ビジネスgooなどのグループウェアを活用して、業務に関する資料を共有フォルダで管理しておけば、ノウハウの共有もスムーズです。

マニュアル化する

スタートダッシュイメージ2自分の業務のプロセスは、マニュアル化することをおすすめします。
「マニュアル人間」というとネガティブなイメージがあるかもしれませんが、業務をマニュアル化することは、ビジネスの効率アップの基本です。
マニュアル化のステップは、次の通りです。

①プロセス化
業務を具体的なプロセスに分けます。
たとえば営業活動なら、「集客」「見込み客のニーズ把握」「見込み客との関係構築」「見込み客への提案」「受注」など。
そして、各プロセスについて、「業務手順」「次のプロセスに進むための条件リスト」「起こりうるトラブルと解決法」などを決めておきましょう。

②パターン化
一つのプロセスにつき一つのマニュアルでは、実際のビジネスシーンにおける対応の幅が狭くなってしまいます。
プロセスをいくつかのパターンに場合分けして、それぞれのマニュアルを作ることで、より幅広い対応が可能となります。
たとえば、上記の営業活動の例なら、商品のタイプや顧客のタイプで場合分けする方法があります。

イメージトレーニングする

スタートダッシュイメージ3段取りをつけたり、マニュアルを作成したりしただけでは、なかなかその通りには動けないもの。
段取りをつけたら、実際の業務に当てはめてイメージトレーニングしておくと良いでしょう。
プロセスを一つ一つシミュレーションすることで、段取りを頭の中で整理できるほか、段取りやマニュアルの穴に気づけることもあります。
また、事前準備でしっかり成功のイメージを思い描くことは、本番での勝負強さにつながります。

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