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部下・同僚に教えたい。ビジネスでの効率の良いタスク管理ポイント

「やることが多すぎて、どこから手を付けたらいいかわからない!」部下や同僚に、こんな悩みを抱えている人はいませんか?
特に、新人ビジネスマンは、タスク管理をするだけで、てんてこまいになりがち。
チーム全体の作業効率をアップするためには、各自が自分のタスクを自分で管理できるようにならなければなりません。
そこで今回は、部下や同僚に教えたい、効率の良いタスク管理ポイントをご紹介します。

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毎日のタスク管理

タスク管理イメージ1◇TODOリストにするだけでなく、時間まで決める
自分のタスクをリスト化することは、多くのビジネスマンが実践しているでしょう。
ですが、タスク管理が苦手な人にありがちなのは、リスト化したタスクに上から順に取り組んでいくだけ。
そして、「時間が足りなくなった!」と焦ることになるのです。
TODOリストを作成したら、各タスクの所要時間を見積もり、毎日のスケジュールに落としこむようアドバイスしましょう。
時間を区切ることで所要時間に対する意識が高まり、効率を上げていくことができます。

◇集中力の持続時間を知る
4時間ぶっ続けで1つの作業を続けるより、2時間×2コマに分けたほうが効率良く進む場合があります。
また、コマの間に休憩を入れるのか、それとも別のタスクに切り替えるのかなども、人によって異なります。
効率良くタスク管理するには、自分の集中力の持続時間を知り、それを踏まえてスケジューリングすることが大切です。

◇納期順に片付けていく
タスクがたくさんあると、どれから手を付ければ良いか迷いそうになりますが、「納期の順」と決めてしまえば、迷わず着手することができます。
部下や同僚が着手の順番に迷っているときは、明確な納期を知らされていないのかもしれません。
まずは納期を確認して、早い順に着手する。納期がとくにないタスクは優先度が低いので、後回しにするようアドバイスしましょう。

長期的なタスク管理

タスク管理イメージ2長期的なビジネスプロジェクトでは、上司やリーダーが段取りを決め、メンバーに仕事を割り振ると思います。
各自が割り振られた仕事を納期までにどのように着手するかは、各自の裁量に委ねられますが、タスク管理が苦手な人にはハードルが高いので、アドバイスしてあげましょう。
たとえば、納期が一ヶ月後の場合、仕事の全体像が見えにくくて不安になりがち。スケジュールを組もうにも、配分が難しいですね。
そこで、まずは自分に割り振られた仕事を具体的なプロセスに分解し、それぞれの所要時間を見積もります。
それをタスク化し、スケジュールに落としこんでくと、いつ何に着手すれば良いのかが明確になります。

スケジュールを共有し、進捗をチェック

タスク管理イメージ3スケジュール通りにタスクが進まなかったときは、随時見直して、スケジュールを修正します。
ですが、タスク管理が苦手な人は、計画からズレるとパニックに陥り、どう修正したらいいかわからなくなりがち。
ですから、タスクの進捗は常にチェックして、アドバイスしてあげましょう。
そのためには、部下や同僚と、ビジネスのスケジュールを共有しておく必要があります。
グループウェアを使うと、メンバー全員が同じツールでスケジュールを管理するので効率的。
チェックや修正も簡単です。
また、ビジネスgooなら、登録したスケジュールをメール通知する機能もあるので、初心者のタスク管理をサポートします。

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