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仕事を短時間で効率よく片付ける方法

仕事の効率が上がらない。予定通りに終わらない。そんな悩みを抱えているあなたは、仕事のスケジュールを立てていないのではありませんか?
もし立てていても、マンスリーカレンダーやウィークリーの手帳に、納期や締め切りを書いているだけでは?それでは、効率よく仕事をこなすのは難しいもの。
今回は、1日単位のタイムスケジュール表を使って、仕事の効率をアップする方法をご紹介します。

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まずは仕事を「見える化」

効率良く片付けるイメージ1今回おすすめするのは、1日の予定を時間軸に沿って書き込めるタイムスケジュール表を使って、仕事を管理する方法です。
効率アップのためには、前日の準備が肝心。前日のうちに、明日やるべき仕事を書き出して「TO DOリスト」を作成しておきましょう。
仕事を「見える化」することによって、全体の段取りを付けやすくなります。
そして、やるべきことを明日のタイムスケジュール表に落とし込んでいきます。

予定は詰め過ぎないのがポイント

効率良く片付けるイメージ2タイムスケジュール表を作るときは、それぞれの仕事の優先順位と、所要時間を意識することが大切です。
所要時間は、効率を上げたいからといって無理のある目標を立てるのではなく、具体的なプロセスを考えながら、過去の経験に照らし合わせて現実的に見積もります。
そして、見積もった所要時間に余裕をもたせて、それぞれの仕事をスケジュール表に割り振っていきましょう。
ある程度の余裕を見ておかないと、見積もりが甘かったときや、急な予定変更があったときの対応が難しくなります。
また、この時点でトラブルが予測できる仕事については対応策を考え、仕事が多すぎるときは誰かに協力を求める準備をしておくことも大切です。

見直し→更新で自分のペースをつかむ

効率良く片付けるイメージ3当日は、作成したタイムスケジュール表を小まめに確認しながら、仕事を進めましょう。
やるべき仕事が明確で、着手する時間まで決まっているので、段取りをつかみやすいと思います。
予定通りに進まない仕事があったら、その原因や対応方法などをメモしておくと、後で見直すことができます。
そして、随時タイムスケジュールを更新しながら、仕事に取り組みましょう。
これを繰り返すことで、自分のペースをつかむことができ、効率アップにつなげることができるのです。

さっそくスケジュール管理ツールを見直そう

効率良く片付けるイメージ4時間軸が付いたタイムスケジュール表は、市販の手帳リフィルなどを使うほか、デジタルツールでも利用できます。
ビジネスシーンでは、グループウェアのスケジューラが、特に使いやすいでしょう。
個人の予定とチーム全体の予定を一括管理でき、一覧表示したり分けて表示したりと、シーンに応じて切り替えることも可能です。
デジタルなら、修正や更新も簡単。やるべき仕事を忘れないように、時間がきたら通知メールを送ることもできます。
ビジネスgooなら専用のアプリもあるので、スマホやタブレットでも快適に操作可能。
いつでもどこでも、小まめにスケジュールをチェックすることが、効率アップにつながります。

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