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情報共有システムと社内SNSとの違いとは

Twitter、Facebook、LINEなど、SNS(ソーシャル・ネットワーキング・サービス)は、現代人にとって重要なコミュニケーションツールとなりました。SNSの普及により、現代の若者のメール利用は以前より格段に減ったともいわれています。
そんな中、ビジネスでもSNSの活用が進んできました。これまでメーリングリストなどで情報共有していた企業が、クラウド型の社内SNSサービスを導入して、社員同士のコミュニケーションに活用する動きが増えてきたのです。では、従来使われてきたグループウェアなどの情報共有システムと、社内SNSはどう違うのでしょうか。それぞれの機能、メリット、業務との相性などを考えてみましょう。

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社内SNSはフル公開、情報共有システムは限定公開

情報共有システムと社内SNSとの違いイメージ1社内SNSは、各ユーザーがマイページを持つのが特徴です。そして、ユーザーは自由にほかのユーザーのマイページを閲覧することができます。公開されているメッセージに対してコメントしたり、Facebookの「いいね!」ボタンのような機能が付いている場合もあります。
このように、社内SNSの特徴は、マイページを通して発信する情報が、基本的に全てのメンバーに公開されること。部署やプロジェクト、チームなどに限定せず、社内SNSに参加している社員全てに情報共有することになるのです。

それに対して、情報共有システムは、プロジェクト単位でコミュニケーションするのが基本。たとえば、グループウェアの掲示板機能では、メンバーを指定して掲示板を立ち上げ、そのメンバー内でメッセージをやりとりするスタイルとなります。

議事録を全社公開する必要はある?ない?

情報共有システムと社内SNSとの違いイメージ2社内SNSを何のために活用するかは、もちろん各企業の自由。ですが、より透明性の高いコミュニケーションを求める企業は、日記やつぶやき、サークル活動、業務連絡など、垣根を設けることなくSNS上でやり取りしているようです。
中には、2人以上が集まる会議の議事録は、社員全員に公開するというルールを設けている企業もあるとか。何でも共有することで不正を抑制し、安心感や信頼感を高めるという効果があるようです。
また、プロジェクト内の業務に関する相談や意見交換も全社に公開することで、より多様な意見が集まるというメリットもあります。

ですが、常にいくつもの案件が同時並行で進行している職場ではどうでしょうか?全ての相談や議論がマイページ上に時系列で表示されたら、混乱してしまうかもしれません。そのような職場では、案件ごとに掲示板を立てて意見交換するスタイルのほうが扱いやすい場合もあります。

セキュリティ面は大丈夫?

情報共有システムと社内SNSとの違いイメージ3ビジネスで使うツールについて、忘れてはいけないのがセキュリティ問題。業務に関する情報を扱うなら情報漏えい対策が重要ですが、社内SNSの場合、ここで1つの矛盾が生じます。全ての情報を社内SNSで一括管理し、気軽な日記やつぶやきと業務情報が混在していると、「社内SNSを開いたままスマホを置きっぱなしにする」「個人SNSやブログとの境界が曖昧になる」などのリスクが考えられます。
情報漏えいを防ぐには、社員への指導を徹底することが大切です。

以上を踏まえると、セキュリティ面を重視するなら、業務に特化したシンプルな情報共有システムを選ぶことをおすすめします。例えば、ビジネスgooのように、業務を効率化する機能とセキュリティを兼ね備えたグループウェアを導入してみてはいかがでしょうか。

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