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失敗しない社内SNS導入方法とは

「社内グループウェアを導入したいけど、失敗するのが怖い」と、二の足を踏んでいる企業は多いのではないでしょうか。
グループウェアを導入するのはある程度のコストが必要になります。周囲を見回してみても、「導入したはいいけど、結局ほとんど使われていない……」、「無理やり導入したら、現場から猛反発された」と頭を抱えている企業のリーダーや情報システム部門の人は多いものです。
その反面、グループウェアをうまく活用して業務を効率化し、生産性を向上させている企業ももちろんあります。それでは、失敗しないグループウェアの導入方法はどういったものなのでしょうか。

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「どういう環境をつくりあげたいのか」というビジョンを明確にする

失敗しない導入方法イメージ1まず、グループウェアを利用してどういう環境をつくりあげたいのか、というビジョンをはっきりさせる必要があります。

「何となく便利そうだから」という理由で導入を決めると、かかるコストや手間のわりに効果が上がらず、失敗の原因となってしまいます。

実際に運用を行う現場を見直し、グループウェアで改善・効率化できるという点を抽出してシミュレーションを行いましょう。

ビジョンに適したグループウェアを選ぶ

失敗しない導入方法イメージ2実現したいビジョンが具体的に見えてくれば、おのずと「グループウェアのどんな機能を使いたいか、それを使って何をしたいのか」という点が分かってくるのではないでしょうか。

グループウェアにはさまざまな種類があり、その機能の多さについつい目移りしてしまいがちです。便利な機能がたくさんあるからという理由で選ぶのではなく、「本当に必要な機能は何か?」という視点から、企業の特色や現場の実態に即したグループウェアを選定することが大切です。

導入には必ず現場の声を反映して

失敗しない導入方法イメージ3導入にあたって次に重要なのが、グループウェアを実際に運用する現場の声をきちんと反映させるという点です。

たとえば、営業などオフィス外で業務を行うメンバーの多い現場で、グループウェアの使用をパソコンのみに限定した場合、メンバーはわざわざオフィスに戻らなければならず、却って業務効率を低下させる可能性があります。

運用にあたっての意識の統一も重要です

失敗しない導入方法イメージ4スケジュール管理からファイル共有、グループ掲示板、勤怠管理まで、多機能で便利なグループウェア。魅力的な機能が多いからこそ、企業や現場に合ったタイプや機能を選択することが重要だといえます。

たとえば、自由な社風が特徴の現場に、かっちりしたタイプのものを無理に導入すると反発を招いてしまいますし、ITに詳しい社員がいないにも関わらず自己開発や自己メンテナンスが必要な機能を導入すると、不要なトラブルを引き起こす原因となってしまいます。

企業や現場の実情に合わせたグループウェアを選択するとともに、社員1人ひとりに「何故導入するのか、これで何を実現するのか」という説明を行い、運用にあたっての意識を統一することが、失敗しないグループウェア導入のポイントといえるでしょう。グループウェアのなかでも、ビジネスgooならセキュリティ面も安心。さらにスマートフォンやタブレットなどさまざまな媒体に対応しているため、どこでも使うことができます。導入する際にはぜひ検討してみてください。

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