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【リーダー必見】プロジェクト管理を行う重要性

スポーツなら監督、オーケストラなら指揮者、航海なら船長。みんなで1つの目的を成し遂げるには、リーダーが必要ですよね。ビジネスでも、チームを組んでプロジェクトを進める場合、チームを指揮し、プロジェクトを管理するリーダーが必要です。 プロジェクトが成功するかどうかは、リーダーのプロジェクト管理能力にかかっているといっても過言ではありません。今回は、スムーズにプロジェクトを管理するための方法に迫ります。

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意見がまとまらない!を解消

リーダー必見イメージ1プロジェクトでは、立ち上げの段階からゴールに至るまで、メンバー同士でコミュニケーションをとる必要があります。目標の決定、共有、アイデアの提案、業務の基本である「ホウ・レン・ソウ(報告・連絡・相談)」などは、メンバーの人数が増えるほど難しくなるもの。

意見を吸い上げたものの、まとまらない、伝わらないといった問題も起こりがち。ですから、リーダーがまずすべきことは、チーム内のコミュニケーションを円滑にすることなのです。
具体的には、次のような方法があります。

①メンバー同士で交流して、親睦と信頼を深める
②こまめにミーティングを行って意見を交換する
③ミーティング内容や決定事項は議事録で共有し、いつでも見直せるようにする

これらは、グループウェアなどのツールを活用すると、簡単に実践できます。

①プロジェクトチームで掲示板を作成し、気軽にメッセージのやりとりをする
②スケジューラを使えばミーティングのスケジュール調整が簡単!直接集まるのが難しいときは、掲示板上で意見交換も可能
③議事録機能や回覧機能で必要な情報を共有できる

スケジュールに間に合わない!を防ぐ

リーダー必見イメージ2プロジェクトでは、納期までにいかに品質の良いものを仕上げられるかが勝負。複数のメンバーで業務を進行する場合、リーダーは、各自の進捗とチーム全体の進捗を見通さなければなりません。
具体的には、次のようなスケジュール管理が大切。

①進捗状況を「見える化」する
②納期に間に合うよう随時調節する

このようなスケジュール管理には、グループウェアなどのツールが便利です。

①個人とチームのスケジュールを一括管理でき、表示モードも自由に切り替えられる
②スケジュールの登録や変更を通知できる

トラブルが起こった!に備える

リーダー必見イメージ3どんなプロジェクトでも、何の問題もなく終わることはなかなかありませんよね。契約不備や変更による仕切り直し、担当者の体調不良やスキル不足、進捗の遅れなど、さまざまなトラブルが起こりえます。複数メンバーで行うプロジェクトの場合、トラブルに対処しようにも、次のようなハードルが立ちはだかることが。

①緊急の際、招集をかけるのが難しい
②業務内容を個人が専有していて、いざというとき交代やサポートができない

このような事態には、グループウェアを導入しておくことで備えられます。

①掲示板や回覧機能を使えば、いつでも全員に連絡できる。ビジネスgooのようなモバイル対応なら、外出中のメンバーも常に最新の情報を入手可能
②ファイル共有機能で、プロジェクト関連の資料やファイルを全て共有フォルダに保存しておけば、いざというときの交代やサポートがスムーズ。リーダーが進捗を随時チェックしておくと、より安心です。

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