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ホントに人より仕事が多いの?あなたの仕事が終わらない本当の理由とは?

予定通りに仕事が終わらない。仕事が終わらないのに、また新しい仕事が……。そんな悩みを抱えているあなた。仕事が終わらない理由は、人より仕事が多いからとは限りません。あなたはまだ、時間の正しい使い方を知らないだけかもしれないのです。 サクサク仕事を進めるためには、いつ何をするかが重要。今回ご紹介するのは、4つの時間の区切り方。仕事を4つの時間帯に分けることで、「仕事が終わらない」という悩みとサヨナラしましょう!

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①起床~始業時間 ひらめきタイム

仕事量管理イメージ1企画を練る、コピーを考えるなど、ひらめきが必要な業務に当てるならこの時間帯。朝一番は頭が冴えているので、思わぬアイデアが浮かぶかもしれません。始業前に毎日30分でもいいので、仕事に取り組む時間を作ってみましょう。

②始業時間~昼休み コアタイム

仕事量管理イメージ29時始業で12時から昼休みの人なら、ここで3時間取れますね。集中力が必要で頭を使う仕事は、エネルギー十分なこの時間帯に片付けてしまいましょう。なお、ここでしっかり力を発揮するためにも、朝食はしっかり食べておくことも大切です。

昼休み

仕事量管理イメージ3できるビジネスマンは、オンとオフの切り替えが上手。昼休みにはしっかり休んで午前の疲れをリフレッシュし、ランチを食べて午後のエネルギーを補給しましょう。

③昼休み~終業時間 コツコツタイム

仕事量管理イメージ413時に昼休みが終わり、終業時間が18時の人なら、ここは5時間の長丁場。トイレ休憩やコーヒーブレイクなど、小まめに休憩を取りながら乗り切りましょう。この時間帯に向いている仕事は、手間暇がかかる作業やルーチンワークなどのコツコツ系。また、時間にゆとりの必要な顧客との商談や打ち合わせも、この時間帯に入れると良いでしょう。

④終業時間~ アディショナルタイム

仕事量管理イメージ5アディショナルタイムは、スポーツで言うところのロスタイム。就業後の時間です。すでに8時間勤務を終えているので、これ以降は集中力が落ちていきます。ですから、アディショナルタイムにはできるだけ仕事を残さないのが目標。

これまでのあなたなら、まだ仕事が終わらないと嘆いていたでしょう。ですが、①~③の時間帯に最適な仕事を割り振ったのなら、もうこの日やるべきことはほとんど終わったのでは? それでももし、アディショナルタイムに仕事がたくさん残っているなら、次のポイントを見直してみてください。

◇毎朝、始業時間を過ぎてから「何をしようかな」と考えている
→スケジュール管理から始めましょう。グループウェアなどの専用ツールを活用するのもおすすめ。グループウェアのなかでも、ビジネスgooなら、スケジュールの管理や共有も簡単。さらに、スマートフォンやタブレットなど、さまざまな媒体で使用可能なので、いつでもスケジュールやタスクの確認が可能です。

◇割り込み仕事が多くて予定通りに進まない
→割り込み仕事の内容を記録して、割り込み事態を減らす対策を考えてみましょう。チームのメンバーや上司に相談することも大切です。

◇仕事の内容は予定通りなのに、1日で終わらない
→それぞれのタスクにかかる時間の見積もりと、実際の所要時間を比べてみましょう。もしかしたらスケジュールの組み方が良くない可能性もあります。
ビジネスgooのようなグループウェアで、スケジュールを共有しあい、タスクを片付けるスピードやスケジュールの組み方が上手いメンバーにアドバイスをもらうのもおすすめです。

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