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時間に追われるのはもうコリゴリ!できるビジネスマンのスケジュール管理術!

1日は24時間、1年は365日。これだけは、どんな人にも平等です。この限られた時間をできるだけ有効活用して、ビジネスでもプライベートでも充実した毎日を送りたいですよね。今回は、できるビジネスマンが実践しているスケジュール管理術をご紹介します。

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とにかく「見える化」する

スケジュール管理イメージ1忙しいからといって、スケジュールを立てることを二の次にしていませんか?スケジュール管理の基本は、ビジネスの予定や内容を全て書き出し、「見える化」すること。紙に手書きでも、PCやスマホに入力でもいいので、まずは予定を全部洗い出して、全体像を把握しましょう。

優先順位を付ける

スケジュール管理イメージ2やるべきことを書き出したら、優先順位を付けていきましょう。今日のランチに何を食べるかに正解はありませんが、ビジネスの優先度は、案件の重要度や納期から決められるはず。優先度の高いものから先にスケジュールを埋めていき、空いた部分に、優先度の低いものを割り振っていくと良いでしょう。

スケジュール管理は柔軟に

スケジュール管理イメージ3ビジネスは生き物です。急に納期が早まったり、取引先の訪問日時が変更になったりと、予定が変わることはよくあるもの。ですから、スケジュールは一度決めたら終わりではなく、常に調整するものと考えましょう。

デジタルのカレンダーやグループウェアのスケジュール管理機能なら、修正や変更が簡単なので、特におすすめです。なお、スケジュール管理ツールは1日に何度も見直すものなので、PCでしか利用できないツールより、ビジネスgooのようにスマートフォンやタブレットでいつでも利用できるツールが良いでしょう。

1日の終わりに翌日のスケジュールをチェック

スケジュール管理イメージ4夜寝る前には、翌日のスケジュールをチェックする習慣を付けましょう。前日に頭のなかで予定を整理しておくことで、翌朝、スムーズに仕事をスタートできます。

また、業務に必要な準備や物品を忘れる失敗も防げます。なお、デジタルのカレンダーやグループウェアのスケジュール管理機能の場合、大切な予定を事前に登録しておくと、より安心。ビジネスgooなら、予定の開始前にリマインダメールを送ることができるので、うっかりミスが防げます。

社内でスケジュールを共有する

スケジュール管理イメージ5組織の中では、常にチームプレーをしているという意識を持つことが大切。たとえば、営業部であれば、誰がどこで何をしているのか、どのくらいの仕事を抱えているのかなどを、上司はもちろん、メンバー同士も把握しておく必要があります。そのためには、スケジュールを共有するシステムが欠かせません。

ホワイトボードやカレンダーの場合、社内でしか見ることができませんが、オンラインのグループウェアなら外出中でも利用可能。特に、ビジネスgooのようにモバイル対応で専用アプリもあるシステムなら、スマートフォンやタブレットでも快適に利用できます。常にチームの連携が取れていれば、ビジネスチャンスもつかみやすくなるでしょう。

グループウェアのスケジュール管理機能を使えば、個人と組織のスケジュールを一括管理できるので、二度手間になりません。また、常に最新のスケジュールが反映されるので、メンバー全員が同じ情報を共有することができます。ビジネスの効率アップのために、グループウェアを導入してみてはいかがでしょうか。

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