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【リーダー必見】組織でのささいな失敗。原因は人?!システム?

ある案件でミスが起こったとき、あなたが組織のリーダーなら、どうしますか?
担当者の責任を問い、案件から外す?それでは、リーダーとしての人望は得られず、組織全体も成長しません。
組織内でミスが起こったら、まずはシステムを見直してみましょう。ミスを個人のせいにするのではなく、よりミスが起こりにくくなるよう、業務のフローや環境を改善するのです。
システム改善に効果的なのが、グループウェア。
以下では、組織にありがちなミスを例に挙げ、グループウェアの導入によってどのように改善できるかを紹介します。

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【ケース1】複数の案件を同時並行した結果、納期に間に合わなくなった

ケース1イメージ・原因①:スケジュール管理ミス
このミスを防ぐには、スケジュール管理システムの見直しが重要。リーダーが、スケジュール通りに案件が進んでいるかどうか確認できていれば、進捗の遅れに気づけたはずです。
グループウェアのスケジューラを使えば、全ての案件の納期と、メンバーの予定を一括管理できます。案件の納期が近づいたら、担当者に声を掛けて進捗を確認し、遅れていればサポートする体制を整えましょう。また、回覧・伝言機能を使って、案件の進捗状況を定期的に報告するのも効果的です。

・原因②:コミュニケーション不足
納期に間に合わなかったとき、担当者は、「進捗の遅れを感じていたけど、相談できなかった」という可能性があります。もっと気軽に相談できるシステムが整っていれば、リーダーが事前に進捗の遅れを把握し、対策を講じることができたはず。
グループウェアの掲示板は、メンバー同士がメッセージをやりとりできるツールです。普段から気軽にコミュニケーションをとっていれば、業務について不安や悩みがあるとき、周りに相談しやすいでしょう。リーダーが率先してコミュニケーションを促し、風通しの良い組織にしていきましょう。

【ケース2】取引先から問い合わせがあったとき、担当者が外出中で対応しきれず、信用を失った

ケース2イメージ・原因①:仕事の共有不足
担当者が1人で仕事を抱え込むと、誰かが代わりに対応することはできません。たとえ「メールに資料が添付されていなかったから、再送してほしい」といった簡単な問い合わせでも、社内に資料がなければ、サポートしようがないのです。
グループウェアのファイル共有機能は、データや資料を一括管理できるシステムです。そのため、急な問い合わせがあっても、誰かが代理で対応したり、リーダーが資料を確認して判断をくだしたりすることができます。また、組織内の仕事を個人任せにせず、リーダーが普段から資料などに目を通しておくことが、ミスやクレームの低減につながります。

・原因②:モバイル化の遅れ
急な問い合わせは、担当者の携帯電話にかかってくるかもしれません。そんなときもスムーズに対応するためには、外出中の仕事環境を改善するシステムが必要です。
グループウェアは、インターネットにつながる環境さえあれば、ノートパソコンやスマートフォン、タブレット端末からでも利用可能。社内と同じように、必要なファイルや情報が手に入ります。ビジネスgooなら専用アプリがあるので、モバイル端末の小さな画面やタッチ操作でも快適。セキュリティも万全なので、安心して活用できます。

小さなミスだったとしても、個人ではなく全体の責任とまずは考えて、システム状況の改善をしていきましょう。

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