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情報の管理・共有が曖昧な組織がだめな理由!

情報の管理・共有が曖昧だと、以下のような問題が起こってしまう可能性が……。今すぐ改善して、組織をパワーアップしましょう!

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スケジュールや進捗を把握している人が誰もいない!

情報の管理・共有イメージ1「スケジュール管理は、各社員に任せています」といって、いつも月末や納期ギリギリに慌てて作業していませんか?
メンバーのスケジュールと組織の動きは、切り離せないもの。もし業務に遅れが出ていたら、スケジュールの変更や周りのサポートが必要です。
しかし、情報共有ができていないと、全体を把握している人が誰もいないという状況になり、ミスや納期の遅れにつながります。

【これを改善するには……】
業務に関するスケジュールや資料は、組織内でオープンにすることが大切。
グループウェアのスケジューラでメンバーとグループの予定を一括管理すれば、いつ誰が何をしているのか、何をいつまでに仕上げなければならないのかが明確になります。
さらに、ファイル共有機能で業務に関するファイルを一元管理すれば、メンバー全員が閲覧可能に。常に進捗を確認しつつ必要に応じてスケジュールを調整することで、業務を安全かつ確実に進めることができます。

大切なデータが行方不明になりやすい!

情報の管理・共有イメージ2業務に関わるデータや資料は膨大になりがち。情報管理を各メンバーに任せていると、誰が何を持っているのか不明確で、整理が雑だと必要なデータが行方不明になる恐れもあります。
また、社内のパソコンにあるならともかく、個人持ちのパソコンやUSBに保存していると、本人が不在のときは使えません。

【これを改善するには……】
情報共有のシステムを整え、データや資料を一元管理しましょう。
グループウェアのファイル共有機能なら、共有フォルダに必要なファイルを保存し、メンバーなら誰でも閲覧・編集可能。
組織でルールを作ってきちんと情報管理すれば、紛失のリスクも下がり、業務効率アップにつながります。

組織内で気軽にコミュニケーションできる環境がない!

情報の管理・共有イメージ3業務の情報、会社への要望、新しいアイデアなどを、社員が各自で抱え込んでいませんか?それでは、組織全体の成長に活かすことができません。

【これを改善するには……】
SNSやブログなどのツールで、手軽に情報共有できる環境をつくりましょう。
現代は公私を問わずSNSやブログが普及しているので、世代を越えてコミュニケーションしやすく、風通しのよい組織づくりにつながります。
なお、セキュリティを重視するなら、グループウェアがおすすめ。掲示板機能を使えば、時間や場所にとらわれず気軽にコミュニケーションできます。

組織内で情報格差が生じている!

情報の管理・共有イメージ4本社と支社、営業所や事業所、在宅勤務など、メンバー同士が離れた環境で働く場合、情報共有に手間や時間がかかるので、組織内に情報格差が生じやすくなります。
結果、「業務がスムーズに進まない」「メンバー間で不満や確執が生まれる」といった問題に発展することも。

【これを改善するには……】
インターネットを使った情報共有の場を設けましょう。
グループウェアなら、社内のパソコンのみならず、自宅のパソコンや個人のスマートフォンなどからアクセスして利用可能。社員のビジネススタイルや業務状態にかかわらず、平等かつ密な情報共有が実現します。
なお、「ビジネスgoo」のように専用アプリが提供されていれば、操作はより快適です。

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