• トップ
  • 機能紹介
  • 導入事例
  • ご利用料金
  • お申込
  • よくあるご質問
  • お問い合わせ

できる組織はここが違う!良い組織の情報管理・共有方法とは?

現代では、SNSやインターネットなどの便利なITサービスが、プライベートでも当たり前のように使われています。今や電話やメールでやりとりするより、LINEやFacebookのほうが手軽。しかも、写真や動画を交換しながらコミュニケーションができますね。そんな時代なのに、まだビジネスでの情報共有に不便を感じているなんて、おかしいと思いませんか?

ビジネスgooのスマホアプリ・BYODはこちら
できる組織は、「グループウェア」を使ってる!

情報管理・共有方法イメージ1グループウェアとは、情報管理や情報共有をシステム化し、組織の仕事を効率化するソフトウェアです。インターネットを活用することにより、社内のパソコンはもちろん、スマートフォンやタブレット端末からも利用可能。外回り中や出張中にも、不自由なく情報共有できます。

スケジュール、設備予約、顧客情報、勤怠など、必要な情報を一括管理

情報管理・共有方法イメージ2グループウェアでは、組織内の予定を一括管理できます。
携帯電話や電子手帳のカレンダー機能を、社内で共有すると考えればわかりやすいでしょう。
メンバー全員の予定や組織全体の予定が一目瞭然なので、スケジュール調整がグッと楽に。また、カレンダーに議事録を添付したり、会議室の予約機能を付けたりすることも可能です。

グループウェアでは、顧客情報管理も可能。パソコン上で、名刺データを丸ごと管理できると考えてください。
アドレス帳や議事録と連携できるので、登録、編集、参照がスピーディー。メンバー間での情報共有も簡単です。

グループウェアで勤怠を管理すれば、タイムカードはもう必要ありません。
各社員がパソコンから出社時刻と退勤時刻を記録し、登録した勤怠情報と照らし合わせられるので、勤怠管理の手間が削減できます。

メール添付はもう古い!共有フォルダでスマートに情報共有

情報管理・共有方法イメージ3「同じ仕事をしているメンバーと、パソコンがつながっていればいいのに」と思ったことはありませんか?
グループウェアのファイル共有機能を使えば、それに近い環境が作れます。
ネットを通じて1つのフォルダにアクセスできるので、そこに保存したファイルは、組織全体で共有できるというわけです。
ドラッグ&ドロップやコピー&ペースト、新規フォルダ作成など、自分のパソコンと同じ感覚で作業できます。共有フォルダに置いたファイルはメンバー全員がそのまま開いて使えるので、もうファイルをメールで行ったり来たりさせる必要もありません。

グループウェアはインターネット接続なので、離れたオフィス間でもフォルダを共有することが可能。
さらに、公開機能を使えば、社外の顧客や組織外のプロジェクトメンバーとの情報共有も、大幅に効率アップします。

掲示板でいつでもどこでも情報交換

情報管理・共有方法イメージ4LINEやFacebookなどのSNSに慣れた現代人にとって、送受信に手間がかかるメールや一対一でしか話せない電話は、不便に感じることもありますよね。
グループウェアの掲示板機能を使えば、複数のメンバーがリアルタイムでメッセージをやりとり可能。たとえ忙しくて掲示板を見ていなくても、後でメッセージを確認次第、返事をすることができます。
メンバー全員が同じ場所・同じ時間に集まらなくても情報交換できるので、それぞれの業務を停滞させません。なお、掲示板はグループごと、テーマごとに設定することができます。

「今の業務をもっと効率的にしたい!」というときは、グループウェアの導入を検討してはいかがでしょうか。ビジネスgooなら、無料トライアルで最大2ヶ月、有料版と同機能をお試しいただけます。

ビジネスgooのスマホアプリ・BYODはこちら

まずは無料でお試し

無料トライアル
勤怠管理(高機能版)
ビジネスgoo 無料トライアル
ビジネスgoo 資料請求
ビジネスgoo オンラインデモ
ビジネスgoo かんたんガイド
できるビジネスマンの管理術&会社の組織作り