株式会社コアネット様
＜インタビュー対象＞
経営企画室 プロジェクトリーダー
原田 祥子氏
第一研究室 研究員
幸田 新一氏
＜契約内容＞
ビジネスgooグループウェア
＜利用ケース＞
営業社員をはじめとして、遠方への出張を伴う社員も多い。情報共有による業務円滑化を実現するうえで、ビジネスgooは有効な手段である。
＜業務概要＞
中学受験を中心とした学習塾を運営する日能研関東グループに属する、学校経営のコンサルティング集団。小学校から専門学校、大学まで幅広い教育機関を対象として、生徒募集支援や教員研修、さらにはパンフレットやWebなどのツール制作などを手がける。
【URL】http://www.core-net.net/
教育の土台を支えるコアネット
― 受験率低下を背景とした学校コンサルティングの必要性―
ビジネスgoo：
学校向けのコンサルティングサービスを提供されているとのことですが、具体的な内容を教えて下さい。
幸田氏：
主に学校向けのコンサルティングサービスをご提供しています。小学校から中学校、高校、大学、そして専門学校を対象として、学校経営全般の支援をおこなっています。例えば学校改革、生徒募集の支援や教員研修、 あるいは生徒向けのパンフレットやWebサイトの制作等を幅広く手がけています。
ビジネスgoo：
お客様はやはり、関東・関西圏の学校が多いのでしょうか？
原田氏：
首都圏が中心ですが、少しずつ首都圏以外にもお客様が増えているので、昨年4月からは神戸にも研究室を持ちました。関西圏については神戸のスタッフが対応するような体制を取っています。稀に海外の学校からご依頼を頂くケースもあるんですよ。
幸田氏：
首都圏の中心部では、実態として子どもの数自体はさほど減っていないんです。しかし弊社の最も多いお客様である私立中高一貫校の場合、問題となっているのが、私立中学受験率の低下です。首都圏ではここ数年中学受験率がやや下がったため、定員割れを起こしている学校が増加しています。そのため学校側には、生徒募集や教育の質を高めるための施策が必要といえるでしょう。
ビジネスgoo：
なるほど。確かに学校は、生徒が集まらなければ経営が成り立ちませんね。
幸田氏：
当社では、小手先のテクニックではなく、本質的に学校を良くするという観点でコンサルティングを行っています。より良い教育が受けられることは、生徒たち、あるいはご家族にとってもプラスになるでしょう。そのうえで、当社のノウハウが役立つのだと考えているんです。
なぜ『ビジネスgoo』を導入したのか
― 社員の外出が多い組織では、グループウェアによる情報の“見える化”が欠かせない。 ―
ビジネスgoo：
なぜ、ビジネスgooの導入を検討されたのでしょうか？
幸田氏：
NTTコミュニケーションズ社の『Bizメール』の導入がキッカケで、「それならスケジュールなども一緒にクラウド化しよう」と考えました。それまで、スケジュールは社内のイントラで管理していたんです。
ビジネスgoo：
なぜ、クラウド化が必要と考えたのですか？
幸田氏：
社内のイントラで管理している情報は、外部から見ることが出来ません。しかし、お陰さまでお客様が全国に広がり始め、中には1週間出張でオフィスに戻らない社員も出てきました。 そうなると、社員のスケジュール管理がどうしても煩雑になってしまいます。
原田氏：
以前は、わざわざ電話で確認を取る必要がありました。外出している社員も、毎日のように「何か予定が入っていないか？」と会社に電話して確かめていたんです。 これは、さすがに面倒です。そこでクラウドを導入すれば、業務効率が大きく改善できるのではと考えました。
ビジネスgoo：
それは、確かに手間ですね。実際にグループウェアを検討する際に、どのような点を重視されましたか？
原田氏：
価格も大きな判断材料でしたが、やはり使い勝手でしょうか。何より、担当の方からの説明が分かりやすかったですね。グループウェアを導入する際には、「何が変化するのか？」が一番気になる点だと思います。 しかし、いくら現在の課題が解決しても、何もかもゼロから新しく覚え直すのは大変です。そのため、これまでと同じルールの中で、同じように使えるものを求めていました。
ビジネスgoo：
確かに覚えることが多いと、それだけで手間になってしまいますよね。
幸田氏：
導入時には、私の方から全社員に対して使い方をレクチャーしました。実際に導入してみて、細かな不明点は出てきたものの、スムーズに全員が使いこなせるようになったと思います。
原田氏：
分からないことは、電話で問い合わせられるのが有り難いですね。メールだとその場で解決することが出来ず、結局何日もそのままという場合も少なくありませんから。
独自のグループウェア活用法
― 小さな工夫が業務効率に大きな影響を与える
ビジネスgoo：
実際に『ビジネスgoo』を導入して、何か変化はありましたか？
幸田氏：
やはり、外出先からのスケジュール確認や調整が簡単になりましたね。外では、スマートフォンのアプリを使用しています。これによって、新しいスケジュールを入れたい際にも、わざわざ電話する手間がなくなりました。
原田氏：
お客様との打ち合わせの際に、その後の打ち合わせ日程をその場で決めたいときってありますよね。そういうときに、これまでは候補日程が挙がったら、自分のスケジュールが空いているか最新の状況を会社に電話で確認する必要がありました。 それを手元のスマホやタブレットですぐに把握して、その場ですぐに予定を決められるようになったことは、効率化という観点では非常に大きなメリットだと思います。
ビジネスgoo：
一番の課題が解決されたのですね。その他には、どのようなシーンで利用されていますか？
原田氏：
『回覧・伝言』機能も、よく使っています。誰が閲覧したかを確認できるので、主に、必ず見てほしい情報を共有する際に利用しています。定期的に更新される教員研修申込の状況などはスレッド機能のある『掲示板』を使っていますね。
ビジネスgoo：
扱う情報によって、使い方を工夫されているのですね。
幸田氏：
スケジュールも、イベントの内容によって色分けしています。例えば外出しているのか、それとも社内会議に出ているのかといった具合です。社内にいるのであれば、緊急の要件ならば呼び出すことも出来ますからね。
原田氏：
パートの方々にも、ビジネスgooを使ってもらっているんですよ。主にスケジュール機能ですが、依頼する業務内容や日時、作業期間などを入れています。 複数名の社員がパートの方々に仕事を頼むので、それぞれの業務状況が分かるのは非常に便利です。
ビジネスgoo：
それは面白い使い方ですね。パートの方々も、自分のペースを守って仕事ができると思います。
原田氏：
緊急度でスケジュールを色分けしておけば、誰が、いつ、どのくらい忙しいかが分かります。社員はスケジュールを見て、急ぎの仕事を持たない方に依頼できますから。
今後の活用について
ビジネスgoo：
既に『ビジネスgoo』をかなり使いこなしているように思えますが、今後に向けた課題や使っていきたい機能などはありますか？
幸田氏：
当初利用は考えていなかったのですが、ToDo機能は使いやすいですね。緊急度で入れ替えられるし、タスク分けが簡単です。是非、今後はもっと積極的に取り入れてきたいと思っています。
原田氏：
ファイル共有をいまひとつ使いこなせていないのが課題でしょうか。理想は、営業用資料などを共有利用したいと思っています。 外出先で、持参していない資料が必要になった場合、すぐに取り出せると便利ですから。もっと使いこなして、さらに業務効率を上げていけたらと思います。
ビジネスgoo：
本日は、貴重なお時間を頂きありがとうございました。
今回は、外出先など場所を選ばない情報共有によりビジネスgooが業務のお役に立てているとお聞きすることが出来ました。 ビジネスgooは、モバイルでの使いやすさを特長としており、今後も一層便利にご利用いただけるよう取り組んで参ります。
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