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株式会社ユミックス様

株式会社ユミックス  様
紙の予定表からの脱却に成功し、クラウド化によって営業と制作の連携がスムーズになりました。

<インタビュー対象>

株式会社ユミックス 代表取締役
大谷 敏夫氏

<契約内容>

ビジネスgooグループウェア

<利用ケース>

ビジネスgooのスケジューラ・設備予約は社内外で予定を相互で確認、共有する上で有効であり、営業効率の向上に力を発揮している。

<業務概要>

1973年創業。テレビ番組、CM、企業VPの音楽効果イベントの選曲:効果フリー音源制作販売。ニュース、ドラマ、バラエティ、スポーツ、ドキュメント等、幅広いジャンルを手がけている。

ホームページ:https://www.yu-mix.jp

営業と制作の連携がはかどらないと仕事になりません。

― テレビドラマや番組、ニュース等でいつも流れる効果音やBGM。これらを長年手がけてきたのがユミックス。常に各局に出入りする仕事の現場のお話を大谷氏に尋ねた。―

ビジネスgoo:

まず、お仕事の流れを教えてください。


まだできてません

大谷氏:

私たちの仕事はメディアが使う音源、曲や効果音を製作することです。日々各テレビ局等に伺って映像を頂き、それに沿った音を作り出すということを続けてきました。 毎日の仕事という意味では、決まった流れというものがありません。常に新しい仕事をこなしていく、別々の現場に行って作業をする、という毎日です。

ビジネスgoo:

では基本的に外出していることが多いのでしょうか?


大谷氏:

そうですね。常に受注を上げようと思えば、常に外に出て取引先と情報交換をしていく必要があります。一方で制作業務は自社の設備に持ち帰って行うことも多いので、そのような社内にいる人間と営業同士がスケジュールを共有していることは円滑に業務を進める上で実はとても重要なんです。

紙で予定を管理していた頃に戻るなんて考えられませんね。

― ビジネスgooを導入してから4年が経過したユミックス。導入当時の経緯や、導入する前と後でどう変わったか尋ねた。―

ビジネスgoo:

貴社の社員数は8名と伺いましたが、ビジネスgooを導入したきっかけは何だったのでしょうか?


大谷氏:

まずはとにかく紙での管理を廃止したかったんです。以前は大きな一枚紙に皆のスケジュールを書き入れ、修正があれば上から白い紙を張って書き直す、こんなことを繰り返していたので、スケジュール表がとても分厚くなってしまい、最終的には管理し辛いものになってしまっていたんです。だから、紙ではなくパソコンで管理できるツールを使おう、と考えるようになりました。


ビジネスgoo:

数あるスケジュール管理のサービスの中で、ビジネスgooをお選びになった理由は何だったのでしょうか?


大谷氏:

そこは正直言って利用料金の面もありますね。また導入する際の初期コストや手間についても、当時多くのスケジュール管理サービスが自社構築前提(オンプレミス型)のものばかりでしたから、その点ビジネスgooは初期費用のからないクラウド型サービスということで、理想的でした。


ビジネスgoo:

ビジネスgooを導入することで、どのような変化がありましたか?


大谷氏:

時間の使い方がガラリと変わりました。インターネット環境さえあれば、どこにいても外からスケジュールや設備の予約状況を確認できるので、そういったことの確認に手間を取られずに済みますし、何よりスケジュールを確認する為に会社に行く、という無駄を無くせましたから。

モバイルの活用がスケジュール管理の肝です。BYODにはセキュリティ面で期待しています。

― 外出先での利用が多いユミックスではモバイル機能を使うことが多い。実際の状況や、近年広がりを見せるスマートフォンの業務活用についても伺うことができた。―

ビジネスgoo:

今ではモバイル版も頻繁に利用されているようですね。


大谷氏:

導入前は当初は紙がデータ化することを期待して導入したのですが、実際の業務ではパソコンだけでなく携帯電話を使っていることが多いです。 モバイル機能は正直言って今のスケジュール管理の肝になっていると言っていいと思います。

ビジネスgoo:

モバイルを使って業務をするという点ではBYOD(Bring Your Own Device)という概念が広まりつつあります。 BYODという考え方についてはいかがお考えでしょう?


大谷氏:

個人でも会社支給でもスマートフォンを仕事に使う場合、重要なのは社員がちゃんとシステムを使いこなす、ということです。 皆で共有するシステムですから、使う人使わない人の個人差がないことが望ましいです。それと当然ですが、個人の端末とは言っても扱う情報は会社のものですから、扱いに関してはキチンとしてもらう必要があります。 そういった点を解決して初めてちゃんとしたBYODと言えるのではないでしょうか。


ビジネスgoo:

ビジネスgooでは2013年6月より、ビジネスgoo for BYODというスマートフォンやタブレットでお使いになれるアプリを提供開始致しました。


大谷氏:

私も早速ダウンロードして使っています。 元々携帯電話でビジネスgooは使っていましたが、このアプリであれば使い勝手の点や、情報管理の点で今後より良くなると思います。個人の端末を使う場合、 会社としてはあまり強制的にインストールや利用を促すことは出来ませんが、一方で先ほども申し上げましたが、情報の取り扱いについては正しくルールに則ってもらたい。 ビジネスgooのBYODプリならビジネス領域内でのみ業務上のスケジュールや設備予約状況を管理できるので、スマートフォンを業務で利用する場面であってもプライベートで利用する場面であっても、公私の情報が混在せず大変利便性が高いです。 今では社員も殆どがスマートフォンを所有していますから、BYODアプリで業務の勝手がよくなるのは当社にとってもメリットです。AndroidでもiPhone(※)でも関係なく、皆で共通したBYODアプリで業務が出来る環境というのは、皆にとっても便利だと思います。 今後もBYODの発展には期待していますよ。

 ※iPhone版アプリは2013年秋登場予定!!

アドレス帳機能は、いただく名刺の枚数が多いのでとても助かっています。

― ビジネスgooの提供するアドレス帳機能は、顧客の連絡先情報等をクラウドで管理する機能だ。実際に利用しているということで、お話を伺った。―

ビジネスgoo:

御社ではアドレス帳機能も活用しているとお聞きしています。


大谷氏:

以前いた社員がアドレス帳機能を使っていたことがきっかけなんですが、データベース的に活用しています。


ビジネスgoo:

どのような使い方でしょうか?


大谷氏:

社外で仕事をしていると、名刺交換をする機会は多いです。しかし、枚数が多いと必要な時に探し出すのも大変なので、当社では全ての 名刺情報をビジネスgooのアドレス帳に登録し、その中でもよく使う連絡先は携帯電話へも登録しています。
検索機能で外出さきからいつでも情報を取り出せますし、名刺の情報管理に不便しなくて済みますので、その点でもビジネスgooはとても便利に使っています。
実は利用開始当初の頃は知らなかった機能なのですが、アドレス帳はスマートフォンやパソコンからのデータインポートが可能なので、今後ますます便利に使えそうです。


― 今後の利用予定について伺ってみた。―

大谷氏:

ビジネスgooのスケジューラーやアドレス張を引き続き使っていきたいと思いますが、今後はスマートフォンアプリでより便利に使えるように なりますから、とても期待しています。


ビジネスgoo:

本日はお時間を頂きまして、どうもありがとうございました。

今回の導入事例について
今回は、紙によるスケジュール管理からグループウェアへ移行することで、外出するスタッフの個々のスケジュール管理だけでなく、社内にいるスタッフとのチームワークがより円滑に行われるケースをご紹介させていただきました。 チームワークは今後の企業運営の要の1つと言える重要な要素と捉え、今後より一層ビジネスgooがチームワーク向上のお役に立てるよう品質向上に努めて参ります。

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