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日産ビジネスサービス株式会社様

日産ビジネスサービス株式会社  様
全国各拠点の情報を一元管理でき、様々な業務の生産性を向上させることができました。

<インタビュー対象>

経営管理本部 総務部
部長 安田 勲夫氏 / 大藤 崇氏

経営管理本部 情報システム部
主管 鈴木 成道氏 / 箱守 光夫氏

<契約内容>

ビジネスgooグループウェア+
ファイル共有サービス

<利用ケース>

ビジネスgooサービスは企業全体のグループウェアとして単一ロケーションはもちろん複数ロケーションの情報管理にも効力を発揮する。

<業務概要>

日産ビジネスサービス(株)(以下、NBS)は日産グループの販売会社や部品販売会社の経理業務を代行し、連結決算の早期化を実現する目的で設立された。

その後、自動車保険契約や、車両登録申請、電算業務といった販売会社のバックオフィス業務にもビジネスを拡大。現在では、本社のシェアードサービスセンターと、首都圏・中部・近畿・九州の各ビジネスセンターで業務を受託している。

本社は神奈川県横浜市内にあるが、各地のビジネスセンターをまたぎ業務連携を行うこともあり、TV会議で打合せをすることも頻繁にある。

“情報管理”に効力を発揮したビジネスgooグループウェアサービス

― 数多くの事業所にまたがり業務を行うNBSであるが、当初は情報管理に苦労していた。

鈴木氏

鈴木氏:

NBSでは事業所間で業務連携を行うことが多くあります。
例えば離れた事業所間でTVシステムを使い会議をすることがあるのですが、その時は当初電子メール連絡によりスケジュール調整を行っていました。
そのため情報の錯綜、行き違いが発生することもありました。

大藤氏

大藤氏:

交通費精算業務については本社の経営管理本部にて情報を集約して行っています。例えば交通費については各事業所で個別経理処理として紙ベースで取りまとめ、それを本社で集約し最終的な経理処理を行っていました。
この作業は紙ベースで情報が取り交わされることにより 煩雑性を伴うものでした。

― このような課題を解決するため、2007年にビジネスgooを導入することとなった。

大藤氏:

情報管理に対してNBSは当初多くの業務工数を費やす非効率な状況でした。
これを改善するため情報管理を 効率化するツールとしてグループウェアサービスを探し、一時はビジネスgooとは別のサービスも導入しました。しかし結果機能・予算共に ニーズに合致するSaaS型のビジネスgooを2007年に導入することとなりました。

安田氏

安田氏:

具体的に多く利用している機能は『スケジューラ』、『掲示板/お知らせ』、『交通費』です。
まずスケジューラの 利用によって事業所間にまたがるスケジュール調整、特にTV会議が行いやすくなりました。今までは事業所をまたいだTV会議のセッティング においてはメンバーのスケジュール以外に各事業所の会議室確保状況も考慮する必要があり非常に煩雑でした。
しかしビジネスgooのスケジ ューラの利用によりメンバーのスケジュール及び各事業所の会議室の空き状況をいつでも確認し簡単にメンバーのスケジュール投入、会議室 確保ができるようになり業務の効率化が図れました。

鈴木氏:

またそれまでは社員に対する周知事項は時間の経過と共に情報の埋もれがちな電子メールで行っていましたが、 掲示板/お知らせ機能の利用により、効率的且つ確実な社内周知を行えるようになりました。そして交通費機能の利用によりそれまでは先に述べたように、 煩雑であった交通費管理をビジネスgoo上で一元的に行えるようになり、これも同じく業務の効率化につながりました。

ポータル画面の利用による情報共有効果の最大化

― そしてNBSではビジネスgooの利用において『ポータル画面』の利用を重視している。

箱守氏

箱守氏:

社員に対しては日々『ポータル画面』の閲覧を促しています。
このポータル画面では自らのスケジュールはもちろん 掲示板/お知らせにおける周知事項も一画面で確認でき、より情報の浸透を図ることができるユーザーインターフェースであると考えています。。

安田氏:

更に近年NBSでは一般社員以外にも複数の雇用形態が存在し、情報の閲覧権限も管理する必要があります。そのため掲示板の利用については細かく 権限設定を行っており、社内の権限管理も万全です。

ビジネスgooの更なる利用浸透をするために

― このように社内の情報管理に対しビジネスgooを有効に活用しているNBSにとって
  情報管理上今後の展望はどのようなものであるのか。

鈴木氏:

ビジネスgoo導入前は各事業所で独立して情報管理を行っていたこともあり、当初は事業所によってはビジネスgooの 利用が十分に浸透していませんでした。しかし利用浸透のためにビジネスgooサービスで用意しているマニュアルの展開、更に各地での利用法講習会 を社内で行い現在はかなり浸透してきています。
引き続き啓蒙活動を実施し、よりビジネスgooを有効活用していきたいと考えています。

今回の導入事例について
今回は、ビジネスgooが複数拠点にまたがる利用規模においても「情報管理の効率化」という点で 効力を発揮することや、その中で主要機能であるスケジューラをはじめ掲示板、お知らせ、交通費、そしてポータル 画面等の機能にいたるまで全面的にサービスをご活用いただいている1つのモデルケースとしてご紹介できた事を大変 うれしく思いました。
同時に各機能に関するご意見もお伺いすることができましたので、今まで以上に各企業様のビジネスプラットフォームと なるよう品質向上に取り組んで参ります。

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