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NTTレゾナント株式会社

NTTレゾナント株式会社
ファイル共有でメンバーの業務進捗を視える化。プロジェクトの効率的な管理が可能に!

<インタビュー対象>

ビジネスプラットフォーム事業部
吉田社員

<契約内容>

ビジネスgooファイル共有サービス
単独利用(10ID/5GB)

<利用ケース>

ビジネスgooサービスは企業全体で利用するグループウェアとしてご利用いただくケースが最も多いが、その導入および操作の手軽さから複数企業による期間限定のプロジェクトにご利用いただくケースがある。

<業務概要>

今回のプロジェクトは省庁の委託事業で、特定産業の活性化を目的とした各ワークグループの集まり。

当社(NTTレゾナント(株))は国内・海外の調査を行なう役割で参画ており、本プロジェクト全体をマネジメントする役割の企業(A社とする)、 また該当産業における複数の主要企業も実証実験や研究の役割で参画するという多数のプレーヤーが存在する状況であった。

具体的なプロジェクトの活動形態は、それぞれのワークグループがその日までに完成すべきドキュメントを持ち寄り プロジェクトメンバー全体でこれを精査するというものであった。ここで持ち寄られるドキュメントは紙ベースで用意され、定例会当日メンバーに共有されていた。

課題解決に一役買ったビジネスgooファイル共有サービス

当社吉田社員の参画プロジェクトでビジネスgooを利用し、 これによりプロジェクトの効率化、生産性の向上に繋げる事ができたという。
今回は吉田社員に当時の経緯について話を聞いた。

― 順調にスタートしたプロジェクトであったが、
  ほどなくしてマネジメント上課題に直面することとなった。

吉田社員

吉田社員:

本プロジェクトはどのワークグループもタイトなスケジュールの中で実施していたこともあり、定例会の場で提出されるドキュメントの進捗が乏しいワークグループも存在する状況下で、全ワークグループの調査状況をメンバーが確認できる場は唯一定例会でした。

したがって事前に各ワークグループの進捗をメンバー(特にプロジェクトマネジメントを実施するA社)が事前に知るということができないことにより、進捗が遅れている業務に対するサポートを事前に行えず、定例会の生産性も回によりばらつきが生じてしまう状況でした。

更にそもそも調査量として最終的には300ページ以上の分量となるドキュメントであったので、紙を持ち寄り定例会の場でメンバーに共有するというのは非常に非効率的な状況でした。

紙資料の削減以上に、事前チェックによる生産性の向上

― このような課題を解決するために当社主導でビジネスgooを導入することとなった。

吉田社員:

まず各ワークグループの業務進捗の管理のためには、業務の視える化が必要と考えました。そしてこれを実現する手段として、当社で運営しているビジネスgooのファイル共有サービスが有効との結論に至りました。

そもそもビジネスgooのファイル共有サービスは月額制のASPサービスとして低コストで利用できたこと、資料の版数、章立てごとにフォルダを構成することによるドキュメントの視える化、フォルダごとにどのワークグループがアクセスできるかといったアクセス権の設定も可能であるといったところが魅力でした。定例会当日に配付する紙の量が減ったのは言うまでもありません。
更にビジネスgooのヘルプデスク機能を担うビジネスgoo事務局の存在、ビジネスgooを新たに利用する初心者ユーザ向けの『かんたんガイド』もわかりやすく、ITに慣れていないメンバーにも利用が浸透しました。

結果、各業務の進捗・プロセスを事前に把握すること、ドキュメントの検索性・管理の効率向上がプロジェクトとして生まれ、当初の課題を乗り越えプロジェクトの完遂に至ったのです。

プロジェクト終了後も欠かせないビジネスツールです。

― そこのようにしてビジネスgooファイル共有サービスを活用しプロジェクトを完遂したわけである
が、実はプロジェクト終了後もビジネスgooの利用は継続している。

吉田社員:

当初ビジネスgooはプロジェクトにおけるドキュメント管理が目的であったため、プロジェクトが終了したら解約する予定でした。しかしその使い勝手を当社の直接の受託元であったお客様より評価いただき、現在ではそのお客様の業務に活用すべく継続してご利用いただいている状況です。

今回の導入事例について
組織体制が複雑になりがちな複数企業/団体が関わるプロジェクト利用にも、「情報共有の高速化」という役割をグループウェア/オンラインストレージサービスが十分以上に担えることが再確認できました。
ビジネスgooでは、今後も本事例のような企業/組織間連携においての導入およびサポートに力を入れて、より多くのビジネス/業務シーンでサービスがお役に立てるよう努力を続けます。

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