スタートアップガイド

管理者ガイド

ビジネスgooをご利用いただきありがとうございます。
このスタートアップガイドに沿って、お客様の情報を登録しビジネスgooをセットアップしてください。

セットアップを開始する前に、お手元に用意していただくものがあります。
・管理者のユーザID
・パスワード
・ビジネスgooのお客様用の企業ID
※ご案内のメールに記載されています。

ご用意いただけたしょうか?
それではビジネスgooのセットアップを始めましょう!

0.はじめに

【管理者としてログインします。】

初期画面のURLにアクセスし、ビジネスgooのお客様用の企業ID、管理者のユーザID、パスワードを入力します。ログインボタンをクリックします。

1.サイトの設定

サイト全体に関する初期設定を行います。
※ここでは、お客様の会社名やサイト名に関して変更を行います。他の設定項目は、基本的に初期設定のままで使用できるように設定されていますが、必要に応じて変更を行ってください。
【1-1.サイトの初期設定】
[システム管理]-[一般設定]-[サイト]

ログイン後、まず初めにメニュー画面が表示されます。
「システム管理」メニューのドロップダウンリストから、「一般設定」をクリックします。
001_ログイン画面

[システム管理]-[一般設定]のタブが新しく開きます。「サイト」のタブにて、編集をクリックし、編集モードにします。入力後、「保存」をクリックします。
002_サイトの設定

設定項目
サイト名 お客様の会社名等を入力してください。
保存後、ブラウザのタイトルバーに表示されます。
デフォルトテーマ サイト全体のデザインの設定です。6種類のデザイン(テーマ)の中から選ぶことができます。(white, black, spring, summer, autumn, winter)
初期テーマは「white」です。※このテーマはユーザ単位で変更が可能です。
※ビジネスgoo onフレッツではご利用いただけません。
一般ユーザによるファイル添付を許可 ファイル添付の設定です。「はい」の場合、ファイル添付ができる機能(掲示板や回覧など)で、管理権限以外のユーザによるファイル添付が可能になります。
「いいえ」の場合、ファイル添付ができる機能で、ファイル添付欄が表示されず、添付を行うことができません。
【1-2.ユーザの初期設定】
[システム管理]-[一般設定]-[ユーザ]

ユーザIDやログイン時の許容回数など、ユーザに関する項目について初期設定を行います。
「ユーザ」のタブをクリックします。
編集をクリックし、編集モードにします。入力後、保存を押します。
003_ユーザの初期設定

設定項目
パスワードの文字数制限 パスワードの文字数の下限と上限を設定できます。
文字数を増やすほどパスワードのセキュリティ強度が上がります。
【設定可能な文字数】4 - 32  【推奨設定】8 (以上) - 32
パスワードの文字種 パスワードとして半角英字、半角数字、半角記号を使用できます。
パスワードに使用しなければならない文字種を、次の3つから選択できます。
・[低]制限無し(半角文字)
・[中]半角英字と半角数字とを含む
・[高]半角英字と半角数字と半角記号とを含む
【推奨設定】[中]
パスワードの有効期間 パスワードの有効期間を日数で指定します。※0日の場合、無期限になります。
パスワードの再利用 過去に設定されたパスワードの再利用の禁止を設定できます。「制限なし」から「過去4回分のパスワードを再利用禁止」を選択できます。
【推奨設定】過去1回分のパスワードを再利用禁止
初期パスワードの変更を義務付ける 初期パスワードの変更の義務付けを設定します。
「はい」の場合、初期パスワードでログインを試みると、強制的にパスワード変更画面に遷移します。
連続ログイン失敗の許容回数 ログイン失敗時の、再試行できる回数を設定します。
連続ログイン失敗によるロック期間 連続ログイン失敗の許容回数を超えた場合のロック時間を設定します。
未使用ユーザの自動ロック 一定期間ログインのないユーザを自動的にロックします。ロックまでの未ログイン期間を月単位で設定します。
メールアドレスの表示項目名 ユーザの登録項目であるメールアドレス3つ各々の名称を設定します。
電話番号の表示項目名 ユーザの登録項目である電話番号3つ各々の名称を設定します。
FAX番号の表示項目名 ユーザの登録項目であるFAX番号2つ各々の名称を設定します。
ユーザによる編集を許可する項目 次のうちからユーザが編集可能な項目を設定します。(※選択状態にします。)
ユーザ名/メールアドレス/電話番号/パスワード/言語/テーマ名/役職/資格等級/勤務場所/最寄駅/署名/備考

2.会社情報の設定

会社の組織情報を登録します。
[2-1.会社の組織階層の設定]
[個人設定・組織]-[組織管理]-[組織]

会社の組織階層を設定します。
メニュー画面の「個人設定・組織」メニューのドロップダウンリスト(下むきの三角矢印)から「組織管理」をクリックします。
メニュー(個人設定・組織)

[組織タブ]をクリックします。
「階層管理」ボタンをクリックして、階層管理ウィンドウを表示します。
007_会社の組織情報登録

階層管理ウィンドウでは、組織の階層の名称と役職名を設定します。
組織階層
一覧の1行目が階層の最上位、2行目が階層の第二階層目というように、表示順序が組織の階層に対応します。初期状態では、「社」「部」「課」の3つの階層が登録されています。
お客様の組織階層が、初期設定と合致しない場合は、階層を変更してください。

(1)ボタン類(追加ボタン、削除ボタン)
追加ボタンをクリックして、階層の入力欄を追加することができます。一番下に追加されます。最大6階層まで追加できます。階層を選択後、削除ボタンをクリックして、選択した階層を削除します。
(2)階層の情報です。
上から順番に階層構造となります。ドラッグ&ドロップすることにより、順番を入れ替えることができます。

組織階層名 階層の名前を入力します。
組織長の役職名 階層の長の役職名を入力します。

「保存」ボタンを押して変更を行います。

[2-2.会社の組織情報の設定]
[個人設定・組織]-[組織管理]-[組織]

2-1で設定した組織階層に合わせて、組織の情報を登録していきます。
「新規組織体」ボタンをクリックします。表示された登録ウィンドウに必要事項を入力します。
新規組織体

組織体 組織名を入力します
(例)株式会社ABC商事
ソートキー 組織体のソートキーを入力します。
組織体が一覧表示される際、ソートキーの辞書順に並び替えられて表示されます。
例えば、1, 2, 3 … 9, 10と順番に並べたい場合は 01, 02, 03 … 09, 10など
桁数を合わせて指定して頂く必要がありますのでご注意ください。
説明 組織の説明を入力します

「保存」ボタンを押します。
008_会社の組織登録後
(1)リストに、登録した組織が表示され、選択状態になります。
(2)登録した組織の詳細情報が表示されます。

この作業を繰り返し、下位の組織(部-課など)を登録していきます。
親子関係の組織を作るには、親にしたい組織を選択した状態で、「新規組織体」ボタンをクリックします。選択されている組織の下の階層に、新規の組織が作成されます。

何も選択していない状態で、「新規組織体」をクリックした場合、最上位の階層に組織体が作成されます。ただし、一番上の階層が複数あるような組織階層は、現在のビジネスgooでは想定されていません。必ず最上位の階層の組織は1つになるように、組織情報を設定してください。

(例)組織を登録した状態
組織登録後

3.ユーザの設定

[3-1.ユーザの設定]
[個人設定・組織]-[組織管理]-[ユーザ]

申込時に申請した利用者数分のユーザが表示されています。
利用者数の追加や削除がある場合は、契約管理メニューより申込を行ってください。

4.組織所属ユーザの指定

[4-1.所属ユーザの指定]
[個人設定・組織]-[組織管理]-[組織]-[所属ユーザ]

2-1で登録した組織に対し、ユーザを所属させるという作業を行います。
※インポートを使用してユーザ登録する場合は、CSVファイルにユーザの所属組織を指定することができるため、この作業は必要ありません。
[組織]タブをクリックします。

ユーザは複数の組織に所属できます。
階層構造の一番下の階層からユーザを所属させていきます。
例えば、「株式会社ABC商事」-「開発部」-「マルチメディア課」という階層構造になっている場合、
「マルチメディア課」の組織体からユーザを所属させます。

リストに表示された部署を選択し、「所属ユーザ」タブをクリックします。
009_所属ユーザ編集
「編集」ボタンをクリックすると、「所属ユーザ編集」ウィンドウが表示されます。
所属させたいユーザを左から選択し、矢印ボタンで右へ移動させてください。
※Shiftボタンを押しながら選択すると、選択開始から選択終了までの範囲のユーザを複数選択できます。
※Ctrlボタンを押すと、クリックしたユーザのみを複数選択できます。

010_所属ユーザ編集ウィンドウ
(1)所属させたいユーザをクリックします。
(2)矢印ボタンを押して右へ移動させます。
(3)所属ユーザはボタンをクリックして、所属ユーザの並び順を指定することができます。

選択が終わったら、「保存」を押して登録します。

[4-2.組織長を指定します]
[個人設定・組織]-[組織管理]-[組織]-[組織体情報]

組織に対して、組織長を指定します。
※例)会社の組織長は社長、部の組織長は部長となります。

リストに表示された部署を選択し、「組織体情報」タブをクリックします。
「部長指定」ボタンをクリックすると、「部長指定」ウィンドウが表示されます。
011_組織長の指定
組織長に指定したいユーザを左から選択し、矢印ボタンで右へ移動させてください。
選択が終わったら、「保存」を押します。

※この組織長の指定ボタンは、所属ユーザが一人以上の場合に表示されます。

ビジネスgooには、初期の階層構造が設定されています。
この階層構造によって「部長」「課長」など組織長の名前が決定されています。
初期の階層構造がお客様の会社と異なる場合は、「階層管理」をご活用ください。

5.権限の設定

[5-1.権限とは]

権限の設定とは、ビジネスgooを使用するにあたり、どのユーザにどの機能までの使用を許可するかを設定することを意味します。各機能単位でそれぞれ権限を持っています。
主に次の二種類の権限が存在します。

アクセス権限 機能にアクセスする権限です。この権限を持っていないユーザは、機能を使用することができません。
管理権限 機能の各設定や、管理を行う権限です。

※この他にも、機能毎で設定できる権限が存在します。詳しくは各機能の説明に記載しています。

[5-2.権限の設定]
[個人設定・組織]-[組織管理]-[組織]

ビジネスgooでは基本的には、グループで権限管理を行います。もっと細かい権限設定が必要な場合は、組織で権限管理を行います。

a)グループで権限管理
[個人設定・組織]-[組織管理]-[グループ]-[権限情報]

初期状態で、3つのグループが登録されています。
 ・管理者グループ:全ての機能の全ての権限を持っています
 ・登録ユーザグループ:権限を持っていません
 ・組織長グループ(及びそのサブグループ):権限を持っていません。※組織情報に合わせて生成される、組織長が所属するグループ(例:部長グループ)です。

「個人設定・組織」-「組織管理」-[グループ]を開きます。

(A)管理者の指定

まず、管理者グループに、管理者としたいユーザを所属させます。
※管理者グループとは、すべての権限を持っているグループです。
このグループに関しては、権限の変更は行えません。
リストに表示されたグループから「管理者グループ」を選択し、「所属ユーザ」タブをクリックします。
編集を押し、(2)と同じ手順で、管理者にしたいユーザを設定します。

(B)全ユーザが利用する機能の権限指定

次に、登録ユーザグループに権限を設定します。
※登録ユーザグループとは、「2.ユーザの設定」で登録したユーザが全て所属しています。(このグループに関しては、所属ユーザを変更できません。)つまり、全ユーザに利用させる権限を登録ユーザグループに指定します。

リストに表示されたグループから「権限情報タブ」をクリックします。
現在の機能ごとに権限情報の状態が表示されます。
014_グループの権限設定
「編集」ボタンをクリックして、権限情報を編集します。
013_権限編集

[付与」 権限が付与されます。
[剥奪」 権限が剥奪されます。
[継承] 権限が継承されます。最上位階層で「継承」を指定した場合、権限が無いものとみなされます。

5-1に記載したように、アクセス権限があれば各機能の通常利用が行えます。
全ユーザが使用できる機能について、アクセス権限を付与します。「システム管理」以外の全ての機能にアクセス権限を与えるのがよいでしょう。「システム管理」は通常、管理者のみが使用します。
※アクセス権限、管理権限以外の権限の説明は、各機能のページに詳しく記載しています。

「保存」ボタンをクリックして保存します。

(C)特定のユーザのみが利用する機能の指定

特定のユーザのみが利用する機能については、新しくグループを作成して、権限を設定します。
※部長グループには、お知らせの承認権限を与えたい場合など。

「新規グループ」ボタンをクリックし、新しくグループを作成します。
所属ユーザタブで、ユーザを所属させます。
権限情報タブでで、権限を設定します。

b)組織で権限管理
[個人設定・組織]-[組織管理]-[組織]-[権限情報]

組織毎に使用する機能を細かく設定したい場合はこちらをご覧ください。

リストに表示された組織を選択し、「権限情報」タブをクリックします。
現在の機能ごとに権限情報の状態が表示されます。
012_権限の設定
「編集」ボタンをクリックして、権限情報を編集します。
013_権限編集

[付与」 権限が付与されます
[剥奪」 権限が剥奪されます
[継承] 権限が継承されます

「保存」ボタンをクリックして保存します。

6.その他の設定

ここでは、機能ごとにあらかじめ設定しておいた方がよい項目について説明します。

[6-1.設備の登録]
[スケジューラ]-[設備管理]

お客様の会社でご使用になる会議室やプロジェクター等の設備を登録します。
この設備は、スケジュール登録時に使用します。
メニュー画面から「スケジューラ」メニューを選択します。
メニュー(スケジューラ)

「スケジューラ」-「設備管理」を開きます。
「新規」ボタンをクリックします。表示された設備追加ウィンドウに必要事項を入力します。
016_スケジューラ設定
保存を押します。

[6-2.タイムテーブルの登録]
[タイムカード]-[タイムテーブル管理]

お客様の会社でご使用になる勤務規定にあわせたタイムテーブルを登録します。
このタイムテーブルは、タイムカードで使用します。
メニュー画面から「タイムカード」メニューを選択します。
メニュー(タイムカード)
「タイムカード」-「タイムテーブル管理」を開きます。
「新規」ボタンをクリックします。表示されたタイムテーブル作成ウィンドウに必要事項を入力します。
018_タイムカード設定
保存を押します。

[6-3.ポータルメニュー初期配置]
[システム管理]-[ポータルメニュー初期配置]

ユーザのトップページに表示されるレイアウトの初期設定を指定します。
メニュー画面から「システム管理」メニューを選択します。
メニュー(システム管理)
[システム管理]-[ポータル初期配置]を開きます。
「編集」ボタンをクリックして編集モードを表示します。「ブロック追加」ボタンをクリックして、トップページ上にブロックを表示させます。レイアウトはドラッグ&ドロップで変更することができます。
020_ポータルメニュー初期配置
保存を押します。

[6-4.掲示板の作成]
[掲示板]-[掲示板一覧]

一般ユーザが書き込めるよう、あらかじめ掲示板の作成、カテゴリ、フォーラムの作成を行います。
掲示板の作成
[掲示板]-[掲示板一覧]を開きます。
「掲示板作成」ボタンをクリックして、掲示板を作成します。
詳しくは、掲示板一覧をご覧ください。

※ この他にも、各機能毎に設定項目があります。初期状態でよいかどうか、確認をしてください。
スケジューラ:スケジューラ設定/スケジュール分類管理
ToDo:ToDo設定
お知らせ:お知らせ設定
掲示板:掲示板管理
回覧・伝言:回覧・伝言設定/回覧・伝言雛型一覧
アドレス帳:ユーザ定義項目管理
ブックマーク:ブックマーク設定
RSSリーダー:RSS設定
タイムカード:タイムカード設定/タイムテーブル管理
在席状況:在席状況設定/在席状況ステータス管理

以上でビジネスgooの初期の設定は終了です。おつかれさまでした。