ワークフロー定義チュートリアル

ワークフロー定義チュートリアル

ワークフロー定義のチュートリアルです。

※図書購入のワークフローを定義する手順です。
完成画面

フローアクションは次の想定です。
アクション 対象文書名 対象者 その他
申請 申請文書:図書購入伺 - -
承認 承認文書:申請文書全て 申請者所属組織の課長 -
処理 処理文書:申請文書全て 管理部マネージャ 図書購入手続きを行う
終了通知 - - 申請者に通知メールを送る

01.基本画面:

ワークフロー定義の画面にて、「新規」ボタンをクリックします。
ワークフロー定義基本画面

02.新規作成画面:基本情報タブ:

新規作成ウィンドウの基本情報タブが表示されます。
ワークフロー定義:基本情報入力
基本情報を入力します。

定義名 図書購入フロー
有効期間/開始日 0000/00/00(※開始日を設定しない場合)
有効期間/終了日 9999/99/99(※終了期間を設定しない場合)
概要 図書を購入する場合に使用します。

03.新規作成画面:フロー定義タブ

基本情報の入力後、フロー定義タブをクリックします。この画面で、フローを定義します。
左側に一覧表示されているワークアクションを、キャンバス上にドラッグ&ドロップして配置します。
ワークフロー定義:フロー定義画面

04.新規作成画面:フロー定義タブ:申請(1):

申請のワークアクションを配置します。申請ワークアクションは、フロー内で「申請」が必要な場合に使用するアクションです。
ワークアクション一覧から、「申請」ワークアクションを選択し、キャンバス上にドラッグ&ドロップします。
ワークフロー定義:フロー定義画面:申請(1)

05.新規作成画面:フロー定義タブ:申請(2)

キャンバス上に「申請」ワークアクションがドロップされると、詳細画面設定ウィンドウが表示されます。申請するドキュメントにチェックを入れます。「決定」ボタンをクリックします。
ワークフロー定義:フロー定義画面:申請(2)


06.新規作成画面:フロー定義タブ:申請(3)

順序を設定します。「申請」ワークアクションを「開始」ワークアクション上にドラッグ&ドロップし、矢印で結びます。
※ドロップ対象のワークアクションが赤の破線で表示されます。
ワークフロー定義:フロー定義画面:申請(3)
※「開始」と「申請」が矢印で結ばれました。
ワークフロー定義:フロー定義画面:申請(4)
※「申請」の詳細設定画面を表示するには、「申請」ワークアクションをダブルクリックします。

07.新規作成画面:フロー定義タブ:承認(1)

承認のワークアクションを配置します。承認ワークアクションは、フロー内で「承認」が必要な場合に使用するアクションです。ワークアクション一覧から、「承認」ワークアクションを選択し、キャンバス上にドラッグ&ドロップします。キャンバス上に「承認」ワークアクションがドロップされると、詳細画面設定ウィンドウが表示されます。
「承認」ワークアクションでは、承認対象者及び承認文書を指定します。
承認対象者を次の三通りから指定します。(1.役職名から指定する/2.組織名から指定する/3.個人名から指定する) 右側のプレビュー枠内に、対象者名が表示されます。

ワークフロー定義:フロー定義画面:承認(1)

次に承認対象ドキュメントを指定します。
※「承認者の編集を許可」にチェックを入れると、承認者が申請文書を修正することができます。「決定」ボタンをクリックします。
ワークフロー定義:フロー定義画面:承認(2)

08.新規作成画面:フロー定義タブ:承認(2)

「承認」のワークアクションを「申請」アクション上にドラッグ&ドロップし、矢印で結びます。
※「承認」の詳細設定画面を表示するには、「承認」ワークアクションをダブルクリックします。
ワークフロー定義:フロー定義画面:承認(3)

09.新規作成画面:フロー定義タブ:処理(1)

処理のワークアクションを配置します。処理ワークアクションは、フロー内で「申請」「承認」以外に特別なアクションが必要な場合に使用するアクションです。ワークアクション一覧から、「承認」ワークアクションを選択し、キャンバス上にドラッグ&ドロップします。キャンバス上に「処理」ワークアクションがドロップされると、詳細画面設定ウィンドウが表示されます。
「処理」ワークアクションでは、処理対象者と処理文書、処理内容を指定します。
処理対象者を次の二通りから指定します。(1.組織名から指定する/2.個人名から指定する) 右側のプレビュー枠内に、対象者名が表示されます。
ワークフロー定義:フロー定義画面:処理(1)

次に処理対象者が行う作業内容を入力します。
ワークフロー定義:フロー定義画面:処理(2)

最後に処理対象の文書を指定します。「決定」ボタンをクリックします。
ワークフロー定義:フロー定義画面:処理(3)

10.新規作成画面:フロー定義タブ:処理(2)

「処理」のワークアクションを「承認」アクション上にドラッグ&ドロップし、矢印で結びます。
※「処理」の詳細設定画面を表示するには、「処理」ワークアクションをダブルクリックします。
ワークフロー定義:フロー定義画面:処理(4)

11.新規作成画面:フロー定義タブ:終了通知(1)

終了通知のワークアクションを配置します。終了通知ワークアクションは、フロー終了時に、申請者にメールで通知したい場合に使用するアクションです。ワークアクション一覧から、「終了通知」ワークアクションを選択し、キャンバス上にドラッグ&ドロップします。キャンバス上に「終了通知」ワークアクションがドロップされると、詳細画面設定ウィンドウが表示されます。
「終了通知」ワークアクションでは、ワークフロー終了時に通知メールを送るユーザを、関係者指定、組織指定、ユーザ指定の3通りで選択できます。また、通知メールの末尾に付加される、追加コメントを指定することができます。
ワークフロー定義:フロー定義画面:終了通知(1)

12.新規作成画面:フロー定義タブ:終了通知(2)

「終了通知」のワークアクションを「処理」アクション上にドラッグ&ドロップし、矢印で結びます。
更に「終了通知」のワークアクションを「終了」アクション上にドラッグ&ドロップし、矢印で結びます。
※「終了通知」の詳細設定画面を表示するには、「終了通知」ワークアクションをダブルクリックします。
ワークフロー定義:フロー定義画面:終了通知(2)
これで、フローの定義は終了です。

13.新規作成画面:フロー定義タブ:保存

「保存」ボタンをクリックして、フロー定義を保存します。保存時に、フロー定義のチェックが行われ、足りない情報や接続できないワークアクションがある場合は、バルーンで表示されます。保存を行うと、新規作成ウィンドウが閉じられ、基本画面に戻ります。
※フロー定義では、下書き保存はできません。
ワークフロー定義:フロー定義画面:保存

14.基本画面:保存後

基本画面に、作成したフロー定義が表示されます。
ワークフロー定義:基本画面(定義完了)